文件管理的最终目的就是方便保存和迅速提取，计算机里面的文件也是如此。为了达到这一目的，目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要根据自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外，所有的文件、文件夹都要规范化地命名，并放在最合适的位置。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。实行这种方法也许开始并不是一件轻松的事，因为我们都习惯于随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。但只要我们稍微坚持一下，好的习惯就会养成，以后查找文件的时候就省时方便多了，也不用为丢失文件而烦恼了。
以下几招可以使你轻松整理好你的电子文件：
好好使用“我的文档”
我们要好好利用“我的文档”的强大功能，桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中都能够很容易地找到它。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会存在误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上“我的文档”，选择“属性”。在弹出的窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，将“我的文档”建立在C盘以外的分区中。如果重装系统，就不会丢失文件了。
建立最适合自己的文件夹结构
文件夹结构是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立适当结构的前提。比如，有相当多的自由撰稿人和编辑是以软件、硬件的类别建立文件夹的，而很多老师则以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。
文件夹与文件的数目不宜多
文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有40个以内的文件是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件夹或建立一些子文件夹。另一方面，如果有的文件夹中文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
文件和文件夹的命名
为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的定义。一般以最短的词句描述此文件夹的类别和作用，能让你自己不需要打开就能知道文件的大概内容，就是好的名称。要为计算机中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。此外，文件名要力求简短，虽然我们的系统可以支持长文件名，但长文件名会给我们的识别、浏览带来混乱。
将待处理与已完成的文件分开存放
